これで困らない!英文メールで用件を伝える方法

 

こんにちは。

みなさんは、英語学習をされる中で、
英文メールを作成したり、英文メールを
読み取る練習問題に取り組んだ経験はありますか。

もしくは職場で実際に海外関連部門と
英文メールのやりとりをする機会はありますか。

 

私は現在アメリカ在住ですが、
日本で仕事をしていた時に海外部門
(英語圏及び非英語圏どちらも)と
英文メールでやりとりすることが多々ありました。

またアメリカに住んでからは日々英語漬けの毎日ですが、
職場の同僚やクライアントは英語ネイティブスピーカーなので、
英文メールを作成することは日常茶飯事です。

 

今日はそんな私の、日本とアメリカで経験を元に、
英文メールで用件を伝える方法をお伝えします!

日本と海外の文化の違いを学ぶ大切さ

英文メール作成のコツをご紹介する前に、
大切なことを先にお伝えします。

これは英文メールだけではなく英会話でも
同じことがいえるので、今後役に立つことかと思います。

それは、、、

 

日本と海外では文化が違うこと!!!

 

いやいや、そんなこと誰でも知っているよ、と
思われるかもしれません。

でも、これがとても大切で、
知っている=相手(やその国や文化)を理解することなんです。

 

従って、まずは下記を常に意識してくださいね。

  • 日本での常識は海外では当たり前ではない
  • 海外での常識(彼らの「普通とは何か」を学ぶ)

文化の違いとは

では実際に私が経験したお話をシェアさせて頂きます。

(あくまで私個人の経験や意見であることと、
メール相手の海外の担当者にも個人差があることをご了承ください。
目安としての参考になれば幸いです!)

 

私が日本の職場で海外と英文メールの
やりとりをしていた時に感じたこと

 

海外(アジア圏)

  • 日本のようにメール本文の冒頭に挨拶文や気遣いが含まれることが多い
  • 日本のように内容が細かく分かりやすい

 

海外(アメリカ)

  • 挨拶は「Hi」のみ(英語には「お世話になります」などの表現はない)
  • 挨拶の一言がないことがある(用件のみを伝えるメール文)
  • 本文は、用件を伝えるのに必要な内容を簡潔に伝える

(詳細は省かれることが多いので、こちらから確認することが多い)

  • 本文に改行がないことが多い

 

簡単に伝えると上記のような感じです。

 

またアメリカでの経験を伝えると、
相手によって異なるのが現状です。

これは地域(西海岸、中西部、東海岸など)に
よることもあれば、相手のバックグラウンド
(日本出身のアメリカ人、ヨーロッパ出身のアメリカ人など)
によることもあります。

 

相手がどんなバックグランドなのかは実際話して
相手を深く理解するまで分からないことなので、
大まかに、日本と比べると比較的カジュアルで、
メール内容はシンプル
だと覚えておくと良いでしょう。

 

TOEIC Test(リスニング&リーディング)の
公式問題集をざっと確認しましたが、
emailの本文はやはり全て用件から始まっています。

英語関連のemailの問題集をお持ちの方は
是非参考にしてみてくださいね。

 

自信を持って英文メールを作成する

相手の国の文化を理解するという大切さをお伝えするとともに、
この相手に合わせたシンプルなメールをご紹介する理由があります。

 

それは、英文メールで用件を伝える時に、
自分に自信を持って必要な情報を相手に伝え
迅速にコミュニケーションを取ろうとする姿勢を
作ることが大切
だということです。

 

重い腰を上げて英文メールを作成するにあたり、
必要な情報を伝えるまでに
「これは英語でなんと伝えるのだろう?」と
定型文ばかりに拘って、定型文リサーチに時間を
かけすぎてしまうくらいであれば、シンプルに
伝えて相手とやりとりをした方が、効率的かと思います。

 

*テキストや参考書に掲載されているような定型文は
後術しますので気になる方は最後まで是非お読みくださいね

 

 

英文メールを作成してみよう

それでは、相手の文化や習慣を簡単に理解した上で、
早速英文メールで用件を伝える練習をしてみましょう!

 

メール例

<タイトル>

 簡潔に纏めた、相手に目につくような大切な情報や単語

<本文>ポイント

  1. 宛名
  2. 簡単な挨拶
  3. 自己紹介(初めて連絡する場合)
  4. 簡潔にまとめた用件
  5. 締め
  6. 結語

 

<タイトル・メール本文例>

Title : Insurance document submission

Dear Rina,

 

Hi, this is Lauren, an assistant of HR department.
I am sending you a document for the insurance to fill out.
Please submit it by this Friday.
I am looking forward to hearing from you soon!

 

Best,

Lauren

上記の文章をそれぞれの項目に当てはめると
下記のようになります。

 

  1. 宛名 — Dear Rina
  2. 簡単な挨拶 — Hi
  3. 自己紹介(初めて連絡する場合)— this is Lauren,

— an assistant of HR department

  1. 簡潔にまとめた用件 — I am sending you a document for the

      insurance to fill out

 — Please submit it by this Fri

  1. 締め — I am looking forward to hearing from you soon!
  2. 結語 — Best

 

上記の例は私がアメリカで受け取る日々のメールの典型的な例です。

シンプルですが、先述したように、
更に1,2,3,5,6が省かれる超シンプルメールを受け取ることもあります。

 

英文メール作成練習

それでは早速英文メール作成の練習をしてみましょう。

上記を元に以下の項目を使って英文メールを作成してみてくださいね。

 

  • メール送信者 — 人事課Rina
  • メール受信者 — 社内スタッフ
  • 内容 ———— 社内お花見パーティのお知らせ
  • 開催場所 ——- オフィス近くのABC公園
  • 開催日時 ——- 4/1, 7:00 p.m.
  • 参加費用 ——- 1,000 JPY/人
  • 参照 ———— 添付ファイル
  • 参加可否期限 — 3/15

 

メール本文は先述した「<本文>ポイント」を参考に作成してください!

うまく言葉で表現できないときは単語でなんとか表現してみましょう。

 

 

<解答例>

初心者編 — 最低限の単語でシンプルに伝える

Title : Ohanami-party

 

Dear all,

Hi this is Rina from HR department. We will have an Ohanami-party.

 

Date:  7 p.m. on Apr 1

Location:  ABC Park near our office

Cost:  1,000 JPY per person

Refer: Attached file

Deadline: Mar 14

 

I am looking forward to hearing from you soon.

 

Sincerely,

Rina

中級編 — 難しい単語や長い挨拶を省き、
上記ポイント6項目を含めて作成

Title : Cherry-blossom viewing party

 

Dear all,

Hi, this is Rina from HR department. We will have cherry-blossom viewing party at 7 p.m. on Apr 1, at ABC Park near our office. The fee will be 1,000 JPY per person. Please check the file attached and let me know if you can attend or not by Mar 15. I am looking forward to hearing from you!

 

All the best,

Rina

 

上級編 — シンプルな英文でありつつもビジネス単語を用いて丁寧な文を作成

Title : Cherry-blossom viewing party

 

Dear all,

Hi, this is Rina at HR department. The cherry-blossom viewing party will be held at 7 p.m. on Apr 1, at ABC Park near our office. The fee will be 1,000 JPY per person. Please see more details on the file attached. I would appreciate if you inform me about your attendance by Mar 15. I am looking forward to hearing from you!

 

Sincerely,

Rina

 

いかがでしたか?上記は解答例のため、
異なるイディオムや単語を使用していても全く問題はありません!

とにかくシンプルに最低限の情報を伝えることを意識してみてくださいね!

 

 

英文メールの定型文

さて、シンプルな英文メールで用件を伝えるのに慣れたら、
応用編として定型文を使ってみるのも良いでしょう。

 

よく参考書などに掲載されている本文の冒頭で用件を
伝える際に使う表現と、締めの前に使う表現をいくつかご紹介します。

 

 

本文冒頭で用件を伝える時

  • This email is to inform you that~

  〜の件についてのお知らせです

  • We are happy to inform you that~

  〜をお知らせすることを嬉しく思っています

  • I am writing to you because I would like to ~

  〜の用でご連絡を差し上げています

  • This is to confirm~

  〜を確認させて頂きたくご連絡を差し上げております

  • Could you please confirm 〜?

  〜をご確認頂けないでしょうか

締めの前に使う表現

  • It would be great if ~
  • I would appreciate if 〜
  • I would like to ask you to~

 〜して頂けますと幸いです

 (3表現とも全て同じ意味)

 

結語

メール本文の最後に、自分の名前の直前に結語を入れます。

その種類は下記の通りです。

 

  • Sincerely,
  • Sincerely yours,
  • Best,
  • All the best,
  • Best wishes,

 

ビジネスシーンで使用するのであればSincerely,
Sincerely yours(「心から」「真心を込めて」などの意味)
を添えるとよいでしょう。

 

注意点

定型文を使うのは簡単ですが、その定型文の前後の
ご自身で作成される文が、定型文と同様の丁寧さに
なっているか、つまり本文全体が統一されているか、
注意が必要です。

自信がない方は、本日お伝えした初級編〜上級編の
シンプルな伝え方で充分ですよ!

 

まとめ

今回ご説明した、英文メールで用件を伝える方法をおさらいします。

 

  • メール相手の国の文化や背景を理解する(日本のビジネスマナーと海外のビジネスマナーは異なることを理解する)
  • 難しい定型文に拘らず、自分の英語に自信を持つ
  • 簡潔に用件を伝えることを目標とする
  • 本文6ポイントを押さえたメールを作成する
  • 慣れてきたらビジネス英語を含む定型文でメール作成する

 

いかがでしたか。

英文メールは一見難しそうに感じますが
(日本語も同じで)慣れて気付けば毎回同じ
ような文章を作成しています。

まずは相手に何を伝えたいのかをはっきりさせて
どのように伝えるかを考えながら作成してみてくださいね。

 

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