【これで困らない!】英文メールを用件別に送るテンプレートまとめ!

【監修】
英語講師ベル


塾講師を経て、書籍「英文工学」を執筆し、amazonランキング1位を獲得。英語を効率的に学習する「メルマガ」は5000人に購読され様々なメディアで取り上げられる。英語セミナーは累計1,000人が受講する人気講座となっている。
さらに近年では、英語学習アプリ「Pelican」を共同制作しアプリ部門で最優秀賞を獲得した。

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こんにちは!

ネイティブとやり取るするなかで、
英文メールを作成したり、
英文メールの読解したことはありますか?

もしくは職場で実際に
海外部門と英文メールのやりとりをする機会はありますか?

 

私は現在アメリカ在住で、
海外部門(英語圏及び非英語圏どちらも)と
英文メールでやりとりすることが多々あります。

またアメリカに住んでるため、
職場の同僚やクライアントの英語ネイティブスピーカーに対して、
英文メールを作成することは日常茶飯事です。

 

今日はそんな私の、日本とアメリカで経験を元に、
英文メールで用件を伝える方法をお伝えします!

違和感のない英文にするために

英文メール作成のコツをご紹介する前に、
大切なことを先にお伝えします。

これは英文メールだけではなく英会話でも
同じことがいえるので、今後役に立つことかと思います。

 

それは、、、

日本と海外では文化が違うのです!!!

 

いやいや、当たり前じゃないか・・・
と思われるかもしれません。

でも、相手(+その国の文化)を理解するのが大切なんです。

 

そのため、まずは英文メールを書くより前に、
次の2つを意識してくださいね。

  • 日本での常識は、海外では当たり前ではない
  • 海外での常識を知る(彼らの「普通とは何か」)

文化の違いによる英文の違い

では実際に私が経験したお話をシェアさせて頂きます。

(あくまで私個人の経験や意見であることと、
メール相手の海外の担当者にも個人差があることをご了承ください。
目安としての参考になれば幸いです!)

 

私が日本の職場で海外と英文メールの
やりとりをしていた時に感じたこと

 

海外(アジア圏)

  • 日本のようにメール本文の冒頭に挨拶文や気遣いが含まれることが多い
  • 日本のように内容が細かく分かりやすい

 

海外(アメリカ)

  • 挨拶は「Hi」のみ(英語には「お世話になります」などの表現はない)
  • 挨拶の一言がないことがある(用件のみを伝えるメール文)
  • 本文は、用件を伝えるために簡潔に伝える(詳細は省かれることが多いので、こちらから確認することが多い)
  • 本文に改行がないことが多い

 

ざっくり簡単にまとめると、上記のような感じです。

 

またアメリカでの経験を伝えると、
相手によって異なるのが現状です。

これは地域(西海岸、中西部、東海岸など)によって違うこともあれば、
相手のバックグラウンド(日本出身のアメリカ人、ヨーロッパ出身のアメリカ人など)によって違うこともあります。

 

相手がどんなバックグランドなのかは
実際話して相手を深く理解するまで分からないことなので、
おおまかに、日本と比べると比較的カジュアルでメール内容はシンプルだと覚えておくと良いでしょう。

 

TOEIC の公式問題集をざっと確認しましたが、
emailの本文はやはり全て用件から始まっています。

実際にネイティブたちもメール本文は要件から始めます。

 

英文メールlの問題集は参考になるので
ぜひ1冊は用意してみてください。


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英文メールを書く3つのコツとは?

相手の国の文化を理解するという大切さをお伝えするとともに、
この相手に合わせたシンプルなメールをご紹介する理由があります。

 

それは、英文メールで用件を伝える時に、
自分に自信を持ち、
必要な情報を相手に伝え、
迅速にコミュニケーションを取ろうとする姿勢

作ることが大切だということです。

 

英文メールを作成するにあたり、
必要な情報を伝えるまでに
「これは英語でなんと伝えるのだろう?」と
定型文ばかりに拘って、
定型文リサーチに時間をかけすぎてしまうくらいであれば、
シンプルに伝えて相手とやりとりをした方が、効率的かと思います。

 

*テキストや参考書に掲載されているような定型文は
記事最後にまとまてあるのでぜひ最後までお読みください!

 

英文メールのポイント

それでは、相手の文化や習慣を簡単に理解した上で、
早速英文メールで用件を伝えるポイントを押さえましょう!

 

タイトルの付け方

簡潔に纏めた、相手に目につくような大切な情報や単語です。

スパムメールにならないタイトルの付け方
こちらの記事を参考にしてください。

【海外営業】ビジネス英文メールのテンプレート60選紹介!

2021年11月17日

 

本文の6つのポイント

  1. 件名
  2. 宛名
  3. 本文(シンプルなほど良い)
  4. メールの締めくくり
  5. 敬具
  6. 署名

 

相手と何度も連絡をするようになると
1,2,3,5,6を省いた
4「簡潔にまとめた用件」だけの超シンプルメールを受け取ることもあります。

 

5つの用件別のメール(テンプレート付き)

《1》挨拶
《2》問い合わせ/依頼
《3》お礼
《4》謝罪
《5》アポイント

のシーン別に分けたテンプレートをご紹介します。

 

《1》挨拶

前任者から引き継ぎましたので、宜しくお願いしますと言うとき

Introduction – Kana Yamada of JP Company —①件名

 

Dear Mr.Brown,—②宛名

 

This is Kana Yamada of JP Company.I am in charge of sales department.—③本文
I am writing to inform you that I will be in charge of your company instead of Sato from now on.

 

Please feel free to contact me anytime if you need anything.—④メールの締めくくり

 

Best regards,—⑤敬具
Kana Yamada —⑥署名
JP Company 
1-1-1 Shinjuku,Tokyo
Tel 81-3-1111-0000

 

件名:担当のご紹介(JP社 山田カナ) 

ブラウン様、

 

JP社営業担当の山田カナと申します。

本日から、私が佐藤の代わりに御社の担当になりましたことをご連絡するためメールをお送りしております。

何かお問い合わせ等ございましたら、いつでもご連絡くださいませ。

日本語のビジネスメールの「お世話になっております」のような挨拶は特に不要です。
まずは名前を名乗り、メールの目的を述べると書き進めやすいです。

 

上の例の場合、”I am writing to inform you that”を省いて
“I will be in charge of”から始めて簡素化しても良いです。

 

“I am contacting you to~” (~のため連絡しております)なども書き出しやすいフレーズですね。

I am contacting you to inquire about your new products. 

(貴社の新商品に問い合わせのため、連絡を差し上げております)

 

《2》問い合わせ/依頼

新規仕入先の開拓で購入経路を知りたい時

件名:Inquiry regarding Your Sales agent in Japan

Dear Sales at 123Company,

 

I am Kana Yamada from JP Corporation.
Our company has been in business for over ten years.
We are interested in your products.Could you please inform us your sales representative in Japan?
We would like to know how to purchase your product.

I’m looking forward to hearing from you soon.

 

Kind Regards,
Kana Yamada 

 

件名:日本での販売代理店について

123会社、営業ご担当者様、

 

JP社の山田カナと申します。
弊社は10年以上の実績があります。
御社の製品に興味があります。
日本に販売代理店があるかご教示頂けないでしょうか。
購入方法を知りたいです。

 

ご連絡お待ちしております。

 

メールで問い合わせするときの定番フレーズ

Could you please/kindly ~  

(どうか~して頂けないでしょうか)

 

I would like to know /ask about ~  

(~について伺いたいです)

 

I would appreciate it if you could ~  

(もし~して頂ければ幸いです)

 

It would be appreciated if you could ~ 

(もし~して頂ければ幸いです)

 

担当部署や会社として依頼するときは、Weから始めても良いです。

丁寧な問い合わせや依頼のフレーズを覚えて、知りたい情報をスムーズに掴みましょう!

 

《3》お礼

ご注文のお礼と納期のご連絡

件名 Thank you for your order(Order No.2021A1)

Dear Mr.Brown,

 

Thank you very much for your order.
Your purchase is being processed.
It normally takes about 4-5 business days for delivery.

We hope this order meets your expectations and appreciate your business.

 

Best regards,
Kana Yamada

 

件名 ご注文ありがとうございます(ご注文番号2021A1)

ご注文どうもありがとうございます。
手配を進めております。
出荷は通常4~5営業日掛かります。
このご注文がお客様のご要望に沿えますこと願っております。
お取引頂き感謝致します。

 

お礼のフレーズ一覧

“Thank you”以外の言い回しも覚えて、バリエーション豊富に感謝の気持ちを伝えましょう。

Thank you for your prompt reply. 

(迅速なご連絡ありがとうございます)

 

I/We appreciate your quick response. 

(素早いご回答ありがとうございます)

 

I am/We are grateful for understanding. 

(ご理解に感謝します)

※”be grateful”=感謝するの意味です。

 

《4》謝罪

不良品の対応のときのテンプレート

件名:Apology for Defective Product(PN:001122)

Dear Ms.Davis,

We are very sorry for the breakage of our products.
We will ship replacement immediately.
Please return the defective products by freight collect.

We will solve the problem and make sure it does not happen again.
Thank you very much for your patience and understanding.

 

Sincerely yours,
Kana Yamada

 

デイビス様、

弊社の製品に不良があり、大変失礼いたしました。
直ちに交換の品をお送りします。
不良品は着払いにて返品くださいませ。

 

問題を解決し、今後このようなことが起こらないように致します。
ご辛抱とご理解に感謝いたします。

不具合、納期遅延など、
お詫びしなくちゃいけない時は、本当に大変ですよね。

そんな後ろ向きな作業を少しでもスムーズに進めるため、
心からの謝罪を表すフレーズを覚えて活用しましょう。

 

ただし、こちらに確実に非があるのか見極めることも大切です。

 

 

よく使われる謝罪のフレーズ

I am/We are sorry for(about)~

I /We apologize for~ 
⇒こちらのほうが丁寧な謝罪です。

 

《5》アポイント

取引先を訪問したい時のテンプレート

件名:Meeting Request Regarding the Project

Dear Mr.Jones,

 

Thank you so much for your assistance as always.
I would like to visit your office to discuss the project.
Would it be possible to visit your office on December 10th?

Please let us know whether this date suits you or not.
Thank you for your help.

 

Regards,
Kana Yamada

 

ジョーンズ様、

お世話になっております。
プロジェクトについて、御社を訪問させて頂きたいです。
12月10日に訪問しても良いでしょうか?

この日にちがご都合良いかどうかご教示ください。
ご協力お願いします。

 

アポイントを取るときは、
まず、どうしてアポを取りたいのか、はっきり目的を書きます。

 

アポイントメントをとる理由

I would like to visit your office for further negotiation regarding your new products. 

(新製品に関して更なる交渉のため、御社を訪問したいです)

 

“visit your office”は “make an appointment”と替えても良いです。

その後で、
“Would it be possible on Jan 15th?”
“Please let us know the best date”など、
日にちのお伺いを立てます。

 

いかがでしたか?上記は解答例のため、
異なるイディオムや単語を使用していても全く問題はありません!

とにかくシンプルに最低限の情報を伝えることを意識してみてくださいね!

 

英文メールのフレーズ一覧

さて、シンプルな英文メールで用件を伝えるのに慣れたら、
応用編として定型文を使ってみるのも良いでしょう。

 

よく参考書などに掲載されている本文の冒頭で用件を
伝える際に使う表現と、締めの前に使う表現をいくつかご紹介します。

 

本文冒頭で用件を伝える時

フレーズ一覧

  • This email is to inform you that~ 

〜の件についてのお知らせです

 

  • We are happy to inform you that~ 

  〜をお知らせすることを嬉しく思っています

 

  • I am writing to you because I would like to ~ 

〜の用でご連絡を差し上げています

 

  • This is to confirm~ 

〜を確認させて頂きたくご連絡を差し上げております

 

  • Could you please confirm 〜? 

〜をご確認頂けないでしょうか

 

メールの締めくくり表現

(3表現とも全て同じ意味)

  • It would be great if ~
  • I would appreciate if 〜
  • I would like to ask you to~

 〜して頂けますと幸いです

 

敬具

メール本文の最後に、自分の名前の直前に敬具を入れます。

その種類は下記の通りです。

敬具一覧

  • Sincerely,
  • Sincerely yours,
  • Best,
  • All the best,
  • Best wishes,

 

ビジネスシーンで使用するのであれば
Sincerely,
Sincerely yours(「心から」「真心を込めて」などの意味)
を添えるとよいでしょう。

 

注意点

定型文を使うのは簡単です。

しかし定型文の前後のご自身で作成される文が、
定型文と同様の丁寧さになっているか、
つまり本文全体が統一されているか、
注意が必要です。

自信がない方は、記事中でお伝えした
初級編〜上級編のシンプルな伝え方で充分ですよ!

 

まとめ

今回ご説明した、英文メールで用件を伝える方法をおさらいします。

 

  • メール相手の国の文化や背景を理解する(日本のビジネスマナーと海外のビジネスマナーは異なることを理解する)
  • 難しい定型文に拘らず、自分の英語に自信を持つ
  • 簡潔に用件を伝えることを目標とする
  • 本文6ポイントを押さえたメールを作成する
  • 慣れてきたらビジネス英語を含む定型文でメール作成する

いかがでしたか。

 

英文メールは一見難しそうに感じますが
慣れてしまえば毎回同じような文章になります。

日本語でも一緒ですよね。

 

まずは相手に何を伝えたいのかをハッキリさせて
どのように伝えるかを考えながら作成してみてくださいね。

 

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