英語でメールする時に恥をかかない正しい問い合わせ方

皆さんこんにちは!今回は

「ビジネスで外国人のクライアントとメールでやり取りしなければならない…..」
「大学のネイティブ講師に英語で質問したい!」
「英語でのメール作成を教養として身につけたい。」

といったような方々に向けて、
英語での問い合わせメールのやり方や特徴などについて

具体例を交えつつ紹介していきます。

英語での文章を作成したことがない方でも
ある程度のテンプレートを身につけた上でチャレンジすれば
なんの問題もありません!

是非、この機会を利用してあなたのキャリアアップに役立ててください。

件名の書き方を覚える

Photo by Avel Chuklanov on Unsplash

まずは件名を書かなければ始まりません。
これは日本語でも英語でも同じです。

最初に文章の内容(目的)を把握してもらうことにより
その後の文章も理解しやすくなります。
つまり、件名を正しく書けるかどうかは全体のクオリティーに影響します。

さらに、件名次第で本文を読んでもらえるか否かが決まります。
皆さんには件名の重要さを知っていただけたと思うので
早速テンプレート的な書き方を紹介していきます。

件名の書き方

  • 問い合わせの要件を簡潔にまとめる
  • 日程を記載する
  • 丁寧なワードを使う

まず相手に本文を読んでもらうために最も重要な条件となるものは

簡潔にまとめられた要件 です。

最初の段階で

「私には関係なさそうなメールだな…..」
「長たらしくて読みたくない。」
「この人は要約力がなさそうだな…..」

などと思われてしまった場合、
あなたの評価が下がり、信頼を得られない。
という最悪な結果に陥ってしまいます。
そのため 本文の内容を短くまとめてみる
ということを意識してみてください。

件名において、この要約作業が最も大切であるといっても過言ではありません。

次に締め切り日や開催日程などが決まっている用件の場合には

必ず期日や日程を記載しましょう。具体的な日付を入れることによって
相手も素早く要件を理解することが可能になります。

最後に、丁寧なことばづかいを意識してください。
英語にはスラングでなくても
会話の場面で頻出する表現がたくさんあります。
そのため、私たち日本人がフォーマルだと思っているワードを誤って
使用してしまう場合がよくあります。

それを避けるために、文章を書いたあとのリライト作業を徹底しましょう。
フォーマルなことばを使っているか、
しっかりとチェックすることが大切です。

宛名の書き方を覚える

Photo by John Schnobrich on Unsplash

件名を書いたあとのステップは宛名を正しく記載することです。
相手の名前を間違えたり、敬意を欠いていたりしてしまうと
悪印象を与えることになってしまいます。
そのため、宛名を書く際に覚えておくべき基礎知識である

英語の敬称の使い方を紹介していこうと思います。

敬称の種類

  • Mr. 「ミスター」
  • Ms. 「ミズ」
  • Mrs. 「ミシーズ」

これらがビジネスシーンで頻出の敬称です。

まず、ミスターというのはよく聞くと思いますが
正確に理解している人は多くないです。
Mr.「ミスター」=独身or既婚男性のこと を表しています。
そして、このミスターは「大人の男性」限定で用いられます。

子供の場合は(男)Mstr. 「マスター」を使います。
女性の場合は独身と既婚者では呼称が変わってくるので
注意してください。

Ms.「ミズ」=独身女性or独身か既婚者か不明なひと
を表しています。
初対面などで、相手が結婚しているのか否かの判断が難しい場合は
Ms.を使いましょう。
そうすれば、相手に対して不快な印象を与えることはないでしょう。

子供の場合は(女)Miss「ミス」を使います。
Mrs.「ミシーズ」=既婚女性のこと
を表しています。
事前に相手が結婚していると知っている場合は
Mrs.を使いましょう。

これらを使い分けることができるようになったら

「Dear Mr. Willson」「Dear Ms.MacArthur」「Dear Mrs. Suzuki」

といった感じで「Dear〜」のカタチに当てはめて
宛名を書けばOKです。

件名は文章の要約作業のようなものなので
少し大変かもしれませんが
宛名に関しては、敬称さえ押さえていればとても簡単な作業なので
まずは敬称を覚えることから始めてみましょう!

書き出しを身に付ける


Photo by Victoria Priessnitz on Unsplash

1〜2で件名と宛名の書き方を覚えたあとは、
いよいよ書き出しに入っていきます。

書き出しは、件名に記載したことを
より詳細なものにしていく段階です。
そのため、件名のことに触れるのは絶対条件といえるでしょう。
件名の内容を押さえつつ、
冗長になりすぎない ということを意識してください。

とはいっても

「それじゃ件名と同じになっちゃうんじゃないの?」
「件名と違ってなんか書き出しって難しそう…..」

と思う方もいるかもしれませんが、
書き出し部分はテンプレートを押さえた上で
件名の内容に触れていれば平気です。

なので、まずは型から覚えていきましょう。

書き出しの型3選

    • I’m writing to ask about 〜 「〜について尋ねたいです」
    • I would like to ask about〜 「〜について尋ねたいです」
    • I have a question about〜 「〜についての疑問点があります」この3つを覚えておけば、ビジネスシーンで幅広く使うことができます。

まず王道のパターンが I’m writing to ask about〜のパターンです。
これは相手に対して要件を簡潔に伝えることができる、
といえるでしょう。

件名に続いてわかりやすい書き出しを作成することができれば
相手にとっても本文の内容が理解しやすくなります。

その結果、あなたの信頼を得ることにもつながるので
この書き出しはとてもオススメです。

例文)I’m writing to ask about the new project of your firm.
訳)あなたの会社の新企画について尋ねたいです。

次に紹介するのは 
I would like to ask about〜のパターンです。

最初のI’m writing to ask about 〜と意味は同じといえますが
同じフレーズばかり使っていると、
英語力が低いと思われてしまう可能性があるので
こちらのパターンと使い分けていくことが非常に大切です。

受験英語などではWant=Would like to 
と習ったかもしれませんが
Would like to〜の方が丁寧な表現になるので
ビジネスシーンではこちらを使いましょう。

例文)I would like to ask about the merger.
訳)合併の件について尋ねたいです。

これら2つの表現は
「〜したい」という要望を伝える場面で使用します。

最後に紹介するのはI have a question about〜のパターンです。
これは疑問点を明らかにしたい場合に使用します。
最初に紹介した2つよりも「質問」というニュアンスが強いです。
そのため、相手側の説明不足のために
疑問点が浮かび上がった場合などで使います。

例文)I have a question about the due date of the next orientation.
訳)次の新人説明会の期日についての疑問点があります。
例文)I have a question about the new technology of your company.
訳)貴社の新しいテクノロジーについての疑問点があります。

といったように 相手に尋ねたい 場合は
このフレーズを使いましょう。

これら3つのフレーズを覚えることによって
ビジネスシーンでの問い合わせの際にも
落ち着いた対応をとることが可能になります。

もちろん「件名」「宛名」「書き出し」を
使いこなせるようになれば、ビジネスだけではなく、
プライベートでのやりとりにも応用することができるので
英語を使うことがさらに楽しくなることでしょう。

とはいっても、正しい型を覚えて
「件名」「宛名」「書き出し」をマスターしたとしても
肝心の本文の文構造がおかしければ
相手に悪印象を与えてしまいます。

そこで、4〜5章では「正しい文構造について」「フォーマルなことば」
について紹介していこうと思います。

正しい文構造を身につける

Photo by Josh Applegate on Unsplash

日本語には「主語」「述語」などが存在します。
これは英語も同様です。

英語の場合は

「主語S」「動詞V」「目的語O」「補語C」「副詞」
が文の主な成分です。

いくら英単語を知っていても、
正しい文構造で言語化する能力が無ければ
ライティング力が欠如している印象を与えてしまいます。

友達とのSNSを介したチャットなどの場合は平気かもしれませんが
メールの問い合わせなどのビジネスシーンでは
許されないでしょう。

そこで、今回は「基本的な英文の構造」について説明していくので
しっかりとマスターしてみてください!

基本的な英文の構造

  • 第1文型(SV)
  • 第2文型(SVC 
  • 第3文型(SVO)
  • 第4文型(SVOO)
  • 第5文型(SVOC)

(S=主語 V=述語 O=目的語 C=補語)

英語で覚えるべき文のカタチはこの5つです。
SVOCに入らない部分が「副詞」です。

そのため 5つの要素の中でおまけ的な役割をするのが副詞 
と覚えておきましょう。

まず、最も基本的な型である
第1文型(SV)から紹介していきます。

このパターンは
目的語や補語を必要としないといった特徴があります。

第2文型(SVC)第3文型(SVO)などは
動詞のあとにOやCがきますが

第1文型だけはVで完結します。

そのため、この文型のVは目的語を必要としない自動詞になります。

例文)I ran.
訳)私は走った。
例文)I went to school yesterday.
訳)私は昨日学校へ行った。

この場合は I wentでSVになっています。
前置詞to〜yesterdayは副詞です。

次に紹介するのは第2文型(SVC)です。
第1文型とは異なり、Vの直後にCがきます。

この文型の特徴は S=C の関係が成立する ということです。

例文)You are cool.
訳)あなたはかっこいい。
例文)I’m very happy now.
訳)いま私はとても幸せです。

第3文型(SVO)は非常に頻出の文構造なので
しっかり理解してください!

第2文型(SVC)のようにS=Cにはなりませんが
この場合の動詞は 目的語を必要とする他動詞である 
といった特徴があります。

SVやSVCは目的語を必要としない自動詞が使われていましたが
第3文型(SVO)はVの直後に目的語が必要になってきます。

例文)Tom met Susan at the station.
訳)トムはスーザンと駅で会いました。

第4文型(SVOO)はVのあとにOが2つきます。
第2文型と同様にVは他動詞です。

最初は少し混乱するかもしれませんが、
文構造を意識しながら例文を読むことによって
容易に理解できると思うので、落ち着いて頑張ってください。

例文)I gave you the shoes.
訳)私はあなたに靴をあげた。
例文)John told you about the project.
訳)ジョンはあなたにプロジェクトについて話しました。

第5文型(SVOC)は O=C が成立します。
第2文型のS=Cと混同しないようにしてくださいね。

例文)The news made her happy.
訳)そのニュースは彼女を幸せにした。

今回紹介した第1文型〜第5文型を正しく把握した上で
問い合わせメールを送れば「この人なら信頼できそうだな。」
という印象を与えることになるはずなので
「件名」「宛名」「書き出し」「正しい文構造」の4つを意識して
ビジネスシーンで活用してみてください!

まとめ

  1. 件名の書き方を覚える
  2. 宛名の書き方を覚える
  3. 書き出しを身に付ける
  4. 正しい文構造を身につける

これらを実践すれば問い合わせの場面で困ることはなくなります!

また、ビジネスだけでなくチャットでも使えるので
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