【これで大丈夫】日程調整メールで必ず返信をもらえる英語表現

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【監修】
英語講師ベル


塾講師を経て、書籍「英文工学」を執筆し、amazonランキング1位を獲得。英語を効率的に学習する「メルマガ」は5000人に購読され様々なメディアで取り上げられる。英語セミナーは累計1,500人が受講する人気講座となっている。
さらに近年では、英語学習アプリ「Pelican」を共同制作しアプリ部門で最優秀賞を獲得した。

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こんにちは。

仕事で英語を使うとなると、日程調整のメールを送るときにどんな英語表現を使えば良いのか分からない、と思いませんか?

たとえば、私自身、こんな悩みがありました。
英語での日程調整のメールの書き出しが分からなくて不安だ。
日程調整メールで必ず返信がもらえる英語表現を知りたいな。

英語を使わなければいけない仕事を担当するときに、こんな悩みをもっており、
日程調整のメールを送るだけでも四苦八苦していました。

 

私が日程調整メールで苦労していたときに対策していたことは、定型表現をテンプレにしてしまうということです。10年以上、外資系企業に勤めて分かったのですが、日程調整のメールを送るときは、決まりきった英語表現があるのです。

今回の記事では、日程調整のメールを英語で送るときに使える英語表現を紹介します。
ぜひ、最後まで読んで日程調整を英語でできるようになってくださいね!

会議への参加依頼と日程調整メールで使える英語表現

ビジネスの場でで打ち合わせをしている画像

会議へ参加してもらうときに、関係者に対してメールを送る場面がビジネスシーンではよくあります。

会議へ参加してもらうために、日程調整のメールを書きますが、自分の言いたいことがうまく伝わらないということもあることでしょう。

そこで今回は、会議参加依頼と日程調整で使えるメールの英語表現を紹介します。

例文
・We would like you to join the meeting. 

(あなたに会議に参加して頂きたいです。) 

例文
・Can we talk about the next topic sometime next week? 

(来週どこかで次のトピックについてお話し出来ますか?) 

例文
・It’s ten o’clock. Let’s get this meeting started. 

(10時です。会議を始めましょう。) 

例文
・Could you let me know about participating in this meeting? 

(この会議の参加について、私たちに連絡頂けますか?)

例文
・Could you please let me know your availability at the following dates/times by Tuesday 16? 

(16日火曜日までに、下記日程の皆さんのご都合をお知らせいただけますか?)

例文
・If this is not convenient for any of you, please let me know. 

(もしどなたかご都合が合わない時はお知らせください。)

例文
・I’ve booked the meeting room from 10 am to 11 am on Tue 23rd on Groupware as it seems everyone is available at the time. 

(グループウェアで見たところ全員予定が空いているようだったので、23日(火)の午前10時~11時にミーティングを設定しました。) 

例文
・I’ve prepared a form on online scheduling tool to set the schedule. 

(オンラインの日程調整ツールでフォームをご用意しました。)

例文
・Please visit URL and fill in the form by Tuesday. 

(火曜日までにURLを開いて回答していただけますか?)

例文
・Wednesday 24th January works for all of us. 

(1月24日水曜日は全員の予定が合うようです。)

会議への参加を依頼する時に、正しい英語表現を使わないと会議になりません。

会議への参加を促すメールはビジネスではよくあります。
今回紹介した英語表現をテンプレにすることでスムーズに会議への参加依頼をすることができることでしょう。

ぜひ、今回紹介した英語表現を活用してみてください。

会議日程決定の案内で使える英語表現

会議打ち合わせの画像

会議の日程が決まったら、決定した日時を参加予定の担当者に伝える必要があります。

日本語では簡単に伝えられることであっても、英語になると途端に難しくなります。

会議日程の連絡は定型的な英語表現を活用すれば簡単に文章を書くことができます。

ここからは会議日程決定の案内で使える英語表現を紹介します。

例文
・We have decided to have a meeting that we need you. 

(会議を行う事にしたのですが、あなたに出席してもらう必要があります。)

例文
・Please attend the meeting from 15:00 next Wednesday (in JST.) 

(来週水曜日15時から(日本時間)の会議にご参加ください。)

例文
・I’ve booked Room 2 at three o’clock today. 

(今日の3時に第2会議室をとりました。)

例文
・We will organize the meeting about the budget for Dec 3rd. 

(予算会議を12月3日に開催します。)

例文
・This is to announce that the concept decision meeting will be held in meeting room #3 from 10:00 a.m. to 11:00 a.m. on Tuesday, 23rd January. 

(1月23日火曜日 午前10時から11時まで 3番会議室にてコンセプト決定会議を開催いたします。)

例文 ・Fortunately, Wednesday 24th January works for all of us.

(幸い、1月24日水曜日は、全員の都合がつくようです。)

例文
・Our meeting is scheduled from 15:00 on Wednesday 24th January. 

(私たちの会議を1月24日の15時からに設定いたしました。)

例文
・We will have a meeting tomorrow at 13:00. 

(明日の13時に会議をします。)

例文
・We will have a meeting at 10 o’clock Japan time on December 2nd.

(12月2日の日本時間10時に会議をします。)

日本語だと難しくない文章ですが、英語だと一気に難しくなってしまいますよね。

ぜひ、今回紹介した英語表現をテンプレにしてみてください。

日程を再調整するときに使う英語表現

カジュアルなビジネス打ち合わせの画像

最初に提案した日程でも、参加者の都合がつかない場合は日程を再調整をするケースがよくあります。

日程を再度調整する場合の英語表現も定型表現があるので、ぜひ押さえておきたいところです。

ここからは日程再調整に使える英語表現について紹介します。

例文
・We would like to re-schedule the meeting. 

(会議の日程を再調整したいです。) 

例文
・We would like to rearrange the meeting. 

(会議を再調整いたします。)

例文
・I’d like to reschedule today’s meeting. 

(今日の会議の予定を変更したいのですが。)

例文
・We are just adjusting our meeting schedule. 

(只今、会議の日程を調整中でございます。) 

例文
・We change the date of the meeting. 

(会議の日程を変更します。) 

日程の連絡をして、会議のスケジュールが決まったなと思ったら日程再調整になると大変ですよね。

日本語ではなんでもないような表現でも、英語だと途端に難しくなってしまいます。

ぜひ、今回紹介した英語表現をテンプレにして上手に活用してみてくださいね。

会議日程決定の案内をメールで使える英語表現

パソコンを見ながらビジネスの打ち合わせをしている画像
会議の日程が決まったら、確定した日程を関係者にメールで連絡する場面がよくあります。

英語で連絡をしようとすると、どのような表現にすれば良いのか迷いますよね。

会議日程決定の案内をメールで送るときにも定型表現があります。

ここからは会議日程の決定連絡で使える英語表現を紹介します。

例文
・We would like to inform you about the meeting schedule. 

(会議日程についてご連絡します。) 

例文
・We are going to discuss the following topics at tomorrow meeting. 

(以下のトピックを明日の会議で議論いたします。) 

例文
・The meeting will be held on Friday. 

(会議は金曜日に開かれます。) 

例文
・We will notify having decided to hold on this meeting on Dec 4th. 

(会議が12月4日に開催決定致しましたことをお知らせ致します。)

例文
・We will inform you that the meeting schedule has been decided. 

(会議の日程が決まりましたのでご連絡いたします。) 

日本語で会議の日程を連絡するのは簡単でも、英語になると表現に困ってしまうことはあります。

今回紹介した英語表現を活用して、スムーズなコミュニケーションをとりましょう。

会議日程のキャンセル連絡に使う英語表現

グッドサインを見せている男性の画像
会議を行うはずが、関係者の都合でキャンセルになってしまうことは多々あります。
会議がキャンセルになったことを関係者に伝えるために、キャンセルの連絡をすることはよくあります。

日本語だと簡単でも、英語になると途端に難しくなってしまいますよね。

キャンセル連絡をするときでも使える定型的な英語表現はあるので、ぜひ活用してください。

例文
・We are afraid that we would like cancel the meeting. 

(申し訳ないのですが、会議をキャンセルさせてください。) 

 

Afraidの表現はこちらも参考にしてみてください。

 

例文
・Sorry to inform you that we need to cancel the meeting today. 

(本日の会議についてキャンセルの必要が出て参りました、申し訳ございません。)

例文
・Please accept my regrets. 

(残念ながらお受け(出席)いたしかねます。) 

例文
・We have decided to cancel this meeting on Dec 12th. 

(12月12日の会議はキャンセルとなりました。) 

例文
・Next week’s meeting will be canceled due to the absence of the person in charge. 

(担当者が不在のため、来週の会議はキャンセルになります。)

会議日程のキャンセルの通知を関係者にするだけでも、英語だと難易度が上がってしまい、どうやってメールを書けば良いのかわからなくなりますよね。

今回紹介した英語表現を上手に活用することで、会議日程キャンセルの案内もスムーズにできることでしょう。

必ず返信をもらえる英語表現を上手に活用して、上手にコミュニケーションをとってみてくださいね。

まとめ

今回の記事では日程調整で使える英語表現について紹介しました。

日程調整のメールの書き出しが難しくて、相手から返信がもらえるか不安になってしまうかもしれません。

しかし上記の英語表現を活用することでコミュニケーションが滑らかになって、日程調整もスムーズにできることでしょう。

特に、英語で会議の日程調整するとなるとほんとうに難しい業務になってしまいます。
そんな難しい会議の日程調整ができるようになれば、周りからも一目置かれるようになりますし、英語ができるということで昇進することもあるかも!?しれませんね。

最初は難しく感じるかもしれませんが応援しています。頑張ってくださいね!

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