【すぐ使える!】抗議や苦情を表現する英文メール30選

【監修】
英語講師ベル


塾講師を経て、書籍「英文工学」を執筆し、amazonランキング1位を獲得。英語を効率的に学習する「メルマガ」は5000人に購読され様々なメディアで取り上げられる。英語セミナーは累計1,000人が受講する人気講座となっている。
さらに近年では、英語学習アプリ「Pelican」を共同制作しアプリ部門で最優秀賞を獲得した。

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仕事をするときに製品の不具合や資料の不備で、
抗議や苦情メールを伝えなくてはいけない場面があります。

日本語であれば自分の伝えたいことを相手に伝えるのは簡単ですが、
英語になると難しくなったりしませんか?

 

海外の取引先と仕事をしているのであれば、
仕事をする中で苦情や抗議メールを英語で表現しなくてはなりません。

英語で苦情や抗議メールを送りたくても、
英語表現がわからないと仕事ができなくなってしまいますよね。

 

そこで今回は抗議や苦情を表現する英文メールを紹介します。

 

実際に私自身、仕事上で苦情を書いたり見かけたりする場面はよくあります。

 

今回紹介する文章をご自身の中でテンプレートにしてしまえば、
コミュニケーションもスムーズにできることでしょう。

本来の仕事の効率を上げてください!

またテンプレートを活用して自分で英文を作れば、英語表現を覚えることもできます。
ぜひ英語力も上達させてください!

 

抗議や苦情のフレーズ

冒頭フレーズ

 

最初にメールを書くときの導入文を紹介します。
どんな内容でメールを送っているのかを相手に伝えるために
冒頭や導入のフレーズは大切です。

 

ここからはよく使う抗議や苦情の冒頭や導入部分のフレーズを紹介します。

I am writing to complain about 〜 

(〜について苦情を申し上げます。)

I am really disappointed with 〜 

(〜について苦情、不満があります。)

I wish to draw your attention to 〜 

(ご認識をいただきたく思います。)

I feel I must complain about 〜 

(〜について苦情を申し上げざるを得ないと感じております。)

〜 is not what I expected. 

(〜は私が予想していたものではありません。)

 

上記例文の「〜」に製品やサービスについて述べれば、
どんな要件に対する抗議や苦情なのかがわかります。

サービスに対する内容であれば、場所と日付も合わせると先方に具体的に伝えることができます。

 

具体的な内容のフレーズ

 

次は抗議や苦情メールを送る際に具体的に伝えたいときに使えるフレーズです。
発生している問題点・状況をわかりやすく簡潔に伝えることが大切です。

 

それでは具体的な例文を紹介します。

The product was not what I expected. 

(商品が想定したものと違います。)

The color is different from what I saw on the catalog. 

(カタログで見たのと違います。)

It is different from what I have ordered. 

(注文したものと違います。)

The product is not working properly. 

(製品がちゃんと作動しません。)

The product may have been damaged during the shipment. 

(輸送中に製品が傷ついたようです。)

 

ビジネスシーンでは自分の伝えたいことをわかりやすく簡潔に伝える必要があります。
短くシンプルに伝えてあげることで、あなたが伝えたいことが相手に伝わりやすくなります。

 

ぜひテンプレートを利用して、シンプルに伝えてみてください。

 

解決策を要求するフレーズ

 

苦情や抗議メールを送った後に解決策を相手に要求することが大切です。

具体的にどのような対策を相手にして欲しいのかを伝えることで、
状況を改善させることができます。

 

ここからは具体的な解決策を要求するときに使えるフレーズを紹介します。

I would like to request for an exchange 

(商品の交換を求めます。)

I request for a clear explanation of what happened. 

(怒った事象についての明確な説明を求めます。)

I would like your immediate action on this matter. 

(速やかな対応をしてくださるようお願いします。)

I hope this matter will resolve soon. 

(本件がすぐに解決するよう希望します。)

I would like you to send me the parts as soon as possible. 

(部品をすぐに私に送ってください。)

 

ビジネスシーンでは問題が起きたら、解決方法を明確に相手に伝えることが大切です。
言いにくいことであっても、ちゃんと伝えましょう!

明確に伝えないと何を求めているのかがわからないままになってしまいます。

 

私が実際のビジネスシーンで見かけた場面で、
言いにくいことを不明瞭にしてしまったために何が決まったのかわからず、
何も決定しないままになってしまったことがありました。

これでは仕事にはなりませんよね。

 

言いにくいことであっても、きちんと明確に伝えましょう。

 

不満・残念・怒りの気持ちを伝えるフレーズ

 

苦情や抗議メールをするときに相手にどんな感情なのかを伝えて状況の重大さを伝えましょう。

繰りかえしますが、淡々と事実を伝えないと仕事が進まなくなってしまいますからね。
なのでビジネスシーンでは発生した事象や解決策をしっかりと述べることが大切です。

 

ここからはご自身の不満・残念・怒りの気持ちを伝えるフレーズを紹介します。

I am disappointed with 〜 

(〜について残念です。)

There is something wrong with you. 

(あなたがたに非があります。)

I regret to say that I was disappointed with you. 

(失望をお伝えしなければならず残念に思います。)

I am sending this email to complain about 

(苦情をお伝えるためにメールを差し上げました。)

I was disappointed with your response. 

(あなたの対応には失望しました。)

 

上記のテンプレートに感情表現を加えると、
より一層相手に状況の緊急性が伝わりやすくなるでしょう。

 

私自身、ビジネスの場で感情表現を文章中に加えて状況を相手に鮮明に伝えています。
状況のイメージがつきやすくなれば、仕事もスピーディに進めることができます。

 

商品やサービスに何が起きたかを伝えるフレーズ

 

商品やサービスについて、具体的に何が起きたかを伝えたくても
フレーズがなかなか出てこないということがありますよね。

 

ここからは商品やサービスについて何が起きたかを伝えるフレーズを紹介します。
苦情の内容はさまざまですが、苦情の原因になりやすいフレーズを中心に紹介します。

When I received the book, some of the pages were damaged. 

(その本を受け取ったとき、数ページが損傷していた。)

I found the products that you sent me were completely damaged. 

(発送いただいた商品は完全に壊れていた。)

It seems that the chairs were damaged during shipping. 

(椅子は出荷中に壊れてしまったようです。)

The product I received was used. 

(新品と思っていましたが中古品でした。)

The keypad doesn’t work properly. 

(キーパッドが正常に動作しません。)

 

実際のビジネスシーンでは抗議や苦情になりやすいのは主に商品やサービスについてです。

 

紹介した英語の例文を覚えておけば、
実際のビジネスシーンで応用することができることでしょう。

 

ぜひ、メモした用紙をデスク近くに置いてみてください!

 

対応してくれた感謝を述べるフレーズ

 

抗議や苦情メールに対して相手が対応してくれたことに対して感謝をすることが大切です。

苦情や抗議をしても、その後に誠実に対応してくれたのであれば、
相手に対して感謝の気持ちを伝えてお互いの関係を良くすることができます。

I understand you receive many orders every day. 

(一日にたくさんの注文を受けられることは理解しています。)

I know it is hard to maintain a good quality service. 

(良いサービスを維持するのは難しいとはわかっています。)

I appreciate your taking the time to resolve this matter. 

(本件の処理について時間を割いていただき、感謝します。)

Thank you for your support. 

(対応していただいてありがとうございます。)

Thank you for your kindness 

(親切な対応をありがとうございます。)

 

誠意を持って対応してくれた相手に対して感謝の気持ちを伝えることは大切です。

 

たとえ相手のミスなど問題があったことでも感謝を表すことで
良好な関係を築くことが出来るでしょう。

 

ビジネスシーンでは今後も取引が続く相手であれば、
相手と良好な関係を築くためにも感謝の気持ちを示すなど友好的な姿勢を示すことが出来れば、
それから先のやり取りをスムーズにしていけるはずです。

 

抗議や苦情を表現する英文まとめ

女性が携帯電話で話している様子の画像

今回の記事では抗議や苦情のシーンで使える英文メールの例文について紹介しました。

 

ビジネスシーンで私自身よく見かける場面での例文を紹介しましたので、
食い違いがなくなりあなたの仕事の生産性が一気に上がることでしょう。

 

抗議や苦情はあまり発生してほしくはないですが、
仕事をしているのであれば避けては通れません。

 

抗議や苦情を言う側や言われる側関係なく、誠実に対応することが大切です。
抗議や苦情を言うことにもマナーがあります。
しっかりマナーを守って相手に伝えましょう。

 

抗議や苦情のシーンでの英文メール表現を覚えて、
ぜひみなさんのビジネスで使ってみてください。

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